طرح توجیهی کسب و کار : راهنمای مراحل تهیه و نوشتن

طرح توجیهی(feasibility study) ارزیابی عملی بودن یک پروژه یا سیستم پیشنهادی را نشان می‎دهد. هدف طرح توجیهی کشف عینی و منطقی نقاط قوت و ضعف یک کسب و کار موجود یا سرمایه گذاری پیشنهادی، فرصت‌ها و تهدیدهای موجود در محیط، منابع مورد نیاز برای انجام و در نهایت چشم اندازهای موفقیت است. به عبارت ساده‌تر، دو معیار برای قضاوت در مورد طرح توجیهی و جود دارند که شامل هزینه مورد نیاز و ارزش و نتایجی است که باید به دست آید؛ می‌باشد.

طرح توجیهی سازمان یافته باید پیشینه تاریخی کسب‌وکار یا پروژه، شرح محصول یا خدمات، صورت‌های حسابداری، جزئیات عملیات و مدیریت، تحقیقات بازاریابی و سیاست‌ها، داده‌های مالی، الزامات قانونی و تعهدات مالیاتی را ارائه دهد. به طور کلی، مطالعات طرح توجیهی مقدم بر توسعه فنی و اجرای پروژه است. طرح توجیهی پتانسیل پروژه را برای موفقیت ارزیابی می‌کند. بنابراین، عینیت درک شده عامل مهمی در اعتبار مطالعه برای سرمایه گذاران بالقوه و موسسات پشتیبان است و لذا باید با رویکردی عینی و بی‌طرفانه انجام گردد تا اطلاعاتی ارائه شود که بتوان بر اساس آن تصمیم‌گیری نمود.

بخش‌های اصلی در نوشتن طرح توجیهی

اساساً شش بخش برای هر طرح توجیهی، وجود دارد:

1. محدوده پروژه- که برای تعریف مشکل تجاری و یا فرصتی که باید مورد توجه قرار گیرد، استفاده می‌شود. دامنه طرح توجیهی باید قطعی و دقیق تعریف شده باشد. روایت طولانی از پروژه هیچ فایده‎ای ندارد و در واقع می تواند شرکت کنندگان پروژه را گیج کند. همچنین لازم است بخش‌هایی از کسب‌وکار که به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم تحت تأثیر قرار می‌گیرند، از جمله مشارکت‌کنندگان پروژه و کاربران نهایی که تحت تأثیر پروژه قرار می‌گیرند، تعریف شوند. همچنین اسپانسر پروژه باید مشخص شود. بسیاری از پروژه‌ها درشرکت‌ها بدون یک محدوده پروژه مناسب شروع شده‌اند و در نتیجه، در داخل و خارج از مرزهای خود سرگردان شده‌ و باعث می‌شوند که تولیدات بسیار زیاد یا بسیار کمتری از مقدار مورد انتظار داشته باشند.

2. تحلیل جاری- تحلیل جاری برای تعریف و درک روش فعلی پیاده سازی، مانند یک سیستم، یک محصول، و غیره استفاده می‌شود. با کمک تحلیل متوجه می‌شویم که واقعاً هیچ مشکلی در سیستم یا محصول فعلی وجود ندارد. با کمک این نوع تحلیل، نقاط قوت و ضعف رویکرد فعلی شناسایی خواهد شد (مزایا و معایب). علاوه بر این، ممکن است عناصری از سیستم یا محصول فعلی وجود داشته باشد که ممکن است در جانشین آن استفاده شود، بنابراین در زمان و هزینه صرفه جویی می شود. بدون چنین تحلیلی، بعضی مشکلات هرگز شناسایی نمی‎شوند.

3. الزامات - چگونگی تعریف الزامات به موضوع مورد توجه پروژه بستگی دارد. به عنوان مثال، نحوه تعیین الزامات برای یک محصول به طور اساسی با الزامات یک ساختمان، یک پل یا یک سیستم اطلاعاتی متفاوت است. هر کدام ویژگی‌های کاملاً متفاوتی را نشان می‌دهند و به این ترتیب، به طور متفاوتی تعریف می‌شوند. نحوه تعریف الزامات برای تولید یک نرم افزار نیز به طور اساسی با نحوه تعریف آنها برای یک ساختمان متفاوت است.

4. رویکرد- رویکرد نشان دهنده راه حل یا مسیر عمل توصیه شده برای برآوردن الزامات است. در اینجا، گزینه‌های مختلف همراه با توضیح در مورد چرایی انتخاب راه حل ترجیحی در نظر گرفته شده است. در این نقطه است که استفاده از ساختارهای موجود و جایگزین‌های تجاری مورد توجه قرار می گیرد.

5. ارزیابی- این بخش اثربخشی هزینه رویکرد انتخاب شده را بررسی می‌کند. ارزیابی با تجزیه و تحلیل هزینه کل برآورد شده پروژه آغاز می شود. علاوه بر راه حل پیشنهادی، جایگزین‌های دیگری نیز به منظور ارائه یک مقایسه اقتصادی برآورد می‌شود. برای پروژه‌های توسعه، برآوردی از هزینه‌های نیروی کار همراه با برنامه زمان‌بندی پروژه که مسیر پروژه و تاریخ شروع و پایان پروژه را نشان می‌دهد، جمع‌آوری می‌شود.

6. بازنگری- در این قسمت تمام عناصر قبلی در طرح توجیهی گردهم آمده و یک بررسی رسمی با همه طرف‌های درگیر انجام می‌شود. بازنگری دو هدف را دنبال می‌کند: اثبات کامل بودن و دقت طرح توجیهی، و تصمیم‌گیری برای انجام پروژه. در صورت تأیید پروژه، بسیار مهم است که همه طرفین سندی را امضا کنند که بیانگر پذیرش و تعهد نسبت به پروژه است. ممکن است این حرکت ظاهراً کوچک به نظر برسد، اما امضاهای طرفین بعداً با پیشرفت پروژه، ارزش زیادی را به همراه خواهند داشت. در صورت رد طرح توجیهی، دلایل رد آن باید توضیح داده شود و به سند پیوست شود.

طرح توجیهی مالی

در مورد یک پروژه جدید، قابلیت مالی را می توان بر اساس پارامترهای زیر قضاوت کرد:

کل هزینه برآورد شده پروژه
تامین مالی پروژه از نظر ساختار سرمایه، نسبت بدهی به حقوق صاحبان سهام و سهم طراح از کل هزینه
سرمایه گذاری موجود توسط طراح در هر کسب و کار دیگری
جریان نقدی پیش بینی شده و سودآوری

قابلیت مالی یک پروژه باید اطلاعات زیر را ارائه دهد:

جزئیات کامل دارایی‌هایی که باید تأمین مالی شوند و میزان نقدشوندگی آن دارایی‌ها
نرخ تبدیل به نقدینگی
پتانسیل مالی پروژه و شرایط بازپرداخت
حساسیت در قابلیت رسیدگی به عوامل زیر:

کند شدن نسبی فروش
کاهش شدید فروش
افزایش اندک هزینه
افزایش زیاد هزینه
شرایط نامناسب اقتصادی

مطالعه بازار

مطالعه بازار یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در نوشتن طرح توجیهی است، زیرا بازارپذیری محصول یا خدمات را بررسی می‌کند و خوانندگان را متقاعد می‌کند که بازار بالقوه‌ای برای محصول یا خدمات وجود دارد. اگر نتوان بازار قابل توجهی برای محصول یا خدمات ایجاد کرد، پس پروژه‌ای هم وجود ندارد. به طور معمول، مطالعات بازار قابلیت بررسی فروش بالقوه محصول، نرخ جذب بازار و زمان پروژه را در اختیار دارد. خروجی طرح توجیهی، گزارشی با جزئیات معیارهای ارزیابی، یافته‌های مطالعه و توصیه‌ها است.

طرح توجیهی فنی

این ارزیابی بر اساس طرح کلی نیازمندی‌های سیستم است تا اینکه مشخص شود آیا شرکت دارای تخصص فنی برای انجام تکمیل پروژه است یا خیر. هنگام نوشتن طرح توجیهی، موارد زیر باید در نظر گرفته شود:

شرح مختصری از کسب و کار برای ارزیابی عوامل احتمالی تأثیرگذار بر پروژه
بخشی از کسب و کار مورد بررسی
عامل انسانی و اقتصادی
راه حل‌های ممکن برای مشکل احتمالی

در این سطح، نگرانی اصلی این است که آیا این پیشنهاد هم از نظر فنی و هم از نظر قانونی امکان‌پذیر است یا خیر.

ارزیابی فنی طرح توجیهی بر دستیابی به درک درستی از منابع فنی موجود سازمان و کاربرد آنها برای نیازهای مورد انتظار سیستم پیشنهادی متمرکز است. این ارزیابی به بررسی سخت افزار و نرم افزار و چگونگی رفع نیاز سیستم پیشنهادی مربوط می‎شود.

اهمیت نوشتن طرح توجیهی

اهمیت طرح توجیهی بر اساس تمایل سازمان برای حصول درست آن قبل از اختصاص منابع، زمان یا بودجه است. در نگارش طرح توجیهی ممکن است ایده‌های جدیدی را کشف شود که دامنه پروژه را کاملاً تغییر دهد. بهتر است این تصمیمات از قبل انجام گیرند تا در آینده مشکلی پیش نیاید. انجام طرح توجیهی همیشه برای پروژه مفید است زیرا تصویر واضحی از پروژه و طرح پیشنهادی ارائه می دهد.

برخی از مزایای کلیدی انجام طرح توجیهی عبارتند از: